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He says: 有爱分享,专为阅读而生.

技巧 | 最简单而有效的时间管理法

全球时间管理术第一人里奥·巴伯塔在新书《少做一点不会死》中分享了几个简单的几个技巧,可以让你用最简化的方式去高效地管理自己的时间。灵活安排日程,每日决定当天优先做的3件事,关注高产出比的任务,批量处理一些事情。

本文选自《少做一点不会死》,黑天鹅图书(ID:htebook)出品,近期上市。

世界上有一些人非常有条理,他们会把每一分钟都安排好,严格按照计划办事。另一些人则和我们一样,虽然也会做计划,但做事不一定会按计划来。

当然,世事变幻莫测,我们必须随机应变。对那些工作变数较大的人来说,时间管理不能是死板僵化、不知变通 的。

要想简化时间管理,就必须避免太僵化或太复杂的日程安排。

灵活的日程安排,掌控你的生活

有些人每天的时间都被卡得死死的,希望日程安排能灵活一些。我对他们的建议是,尽可能简化时间管理,与其让日程安排掌控你的生活,不如学会活在当下。

具体要怎么做呢?首先,不要安排预约。有些人可能会大吃一惊,但这可不是什么新点子,而且对大多数人都适用。如果有人想提前预约,告诉他你不接受预约,让他在想见你的时候提前一点打电话过来,看看你有没有空。如果你有空,就和他见面。如果你想多做点正事的话,我建议你把预约减到最少。有些活动是你可以记在日程安排上,但不一定要去参加的。这样一来,你就可以看见自己还有哪些选项,而不是让日程安排掌控你的生活。不过,我还是建议不要在日程安排上写太多东西。

如果不安排日程,你该做些什么呢?弄清任务的优先次序(具体见下一节),据此决定你应该做什么事,可以投入多少时间和精力。

学会活在当下,每次只专注于一项任务,完全沉浸在工作中。如果你对某项任务毫无热情,那就找件感兴趣的事去做。你对任务越有热情,投入的精力就会越多,最终结果也就会越好。

完全沉浸在工作中,这种现象叫作“忘我”。无论是在科学界还是产业界,这种现象最近都受到了极大的关注。人们发现,“忘我”的状态能让人提高效率,感到幸福。从根本上说,“忘我”就是一种全情投入的精神状态。当你全身心投入工作时,仿佛周围的一切都消失了,你会忘掉时间。我们都或多或少有过这样的经历,但关键是如何有意识地进入这种状态。

进入“忘我”状态的方法如下:

1.选择你热爱的工作。如果你对某件事毫无兴趣,就不可能做到“忘我”。

2.选择有挑战性的任务,但也别太难。如果任务太难,你会很难沉浸其中;如果任务太容易,你则会觉得无聊。

3.排除杂念。尽量不去想别的事,集中精力完成手头的任务。排除所有干扰因素,比如电话、电子邮件通知、即时消息、办公桌或电脑桌面上的杂物。

4.沉浸在工作中。一旦开始工作,就一门心思扑在上面,把其他东西统统忘掉,让周围的世界慢慢消失,充满激情地工作,享受其中的乐趣。请注意,你可能会忘记时间,耽误下一个预约。这就是为什么我建议你不要安排太多的预约。

每天早上先决定当天的任务,弄清优先次序

如果你的日程安排很灵活,你怎么知道某一时刻该做什么事?答案就是,弄清任务的优先次序。回头看看《少做一点不会死》中提到的“头等要务”吧。简单来说,你每天早上第一件事就是决定当天要做什么任务。列一份“简短清单”,写下你最想完成的三件事,也就是你的三项“头等要务”。你可以再列一份清单,写下你想批量处理的小任务(留到当天晚些时候再做)。当然,你当天应该重点关注写着三项“头等要务”的清单,让这份清单,而不是日程安排,掌控你一天的生 活。

弄清优先次序之后,接下来最关键的就是专注。我强烈建议你一次只专注于一件事。为了完成清单上的三项“头等要务”,你需要依次把全部精力投入每一项任务,做完一项再做下一项。对于喜欢同时处理多项任务的人来说,这是一个巨大的改变。这么做不但更有效率,也更轻松。

如果你喜欢在多项任务之间来回切换,可能得花一点时间才能习惯一次只做一项任务。不过没关系,如果你发现自己分心了,只需要把思绪拉回手头的工作就行。坚持下去,你很快就能轻松地解决“头等要务”了。

做手头的工作时,你可能会想到接下来要做的事,可能会有同事来请你帮忙,也可能脑子里会蹦出新点子。千万不要让这些想法和请求掌控你的生活。你可以把中途插进来的任务或想法记下来,等到晚些时候再处理,而不是当时就切换思维。你可以写在纸上、笔记本上或电脑文档里(具体看你把三项“头等要务”写在了什么地方),然后继续做手头的工作。完成手头的工作后,再去翻一翻任务清单,看看你接下来该做什么。

删减任务,只关注投入产出比高的任务

你的任务越少,就越不需要费神安排先后次序。如果只关注投入产出比最高的任务,你就会更轻松,也更高效。你只需要用到最简单的工具,压力自然会减少。我认为,这就是成功的关键。

其实,任务管理和其他组织管理没什么不同。我的理念是,在做安排之前先删减任务。如果你眼前只有三件任务,而不是二十件任务,就根本不需要去安排。从时间管理的角度来看,你应该把需要做的事减到最少。你可以删除任务,转交他人,也可以努力拖延或拒绝接手。如果你始终专注于简化、减少和删除,专注于最重要的东西,剩下来的事情就很简单了。

批量处理任务

除了三项“头等要务”,你每天还有一些小任务需要完成。关键在于:

1.小任务的优先级不能高于“头等要务”;

2.尽可能地批量搞定,节省时间。电脑程序员称这一招为“批量处理”,也就是把相似的任务攒起来,一口气搞定。

这么做能省下在任务之间切换的时间,避免一会儿做重要任务,一下子打电话、发邮件、开项目会议,一会儿又去打电话。你只需要先把重要的任务做完,然后一口气把电话打完,再一口气把邮件发完。减少切换,就减少了复杂性、节省了时间、简化了日程安排。

把这种“批量任务”写在待办事项清单上,就写在三项“头等要务”下方。你可以给这种任务分分类(比如电话、电子邮件等),也可以只列一份“批量任务”清单。我强烈建议你晚些时候再处理这些任务,而不是每天一大早就做。一天之计在于晨,把早晨最好的时光留给“头等要务”,先把它们做完,然后再集中精力,尽量一口气搞定其他任务。

什么样的任务适合批量处理?我的建议如下:

  • 打电话。不要整天都忙着打电话,把需要打的电话列出来,然后一口气打完。我通常会留出三十分钟打电话,但你的需求可能和我不一样。你也可以只在固定的时间接电话,把其他时间打来的电话都转到语音信箱。这能让你集中精力完成重要的任务,而不是时不时被别人的电话打断。
  • 查邮件。对大多数人来说,这都是个大问题。电子邮件已经变得越来越重要,一不小心就可能掌控我们的生活(我会在下一章具体讨论这个问题)。简单来说,你只需在每天固定的时间查邮件,就能实现批量处理。我建议每天查两次,比如上午十点和下午四点。如果你觉得其他时间更合适,也没问题。千万不要每天早上第一件事就是查邮件,不然你就可能被电子邮件缠住,无法完成重要任务。
  • 外出办事。把需要走出家门或办公室才能做的事一口气搞定。你可以把它们留到一天快结束的时候再做,或把某一天定为“外出办事日”。
  • 文书工作。现在,我要做的文书工作已经不多了(我已经进入了无纸化办公),但大多数上班族都没我这么幸运。如果你有很多文书工作需要处理、填写或审查,那就一口气把它们做完,而不是把一整天的时间都花在上面。
  • 清理收件箱。和查收电子邮件一样,每天清理一两次,浏览一下收件箱里的文件,判断每份文件需要你做什么事。如果一有文件进入收件箱,你就急急忙忙去处理,那你肯定会被日程掌控,而不是你去掌控日程。在固定时间清理收件箱,一口气把它清 空。
  • 开会。你可能无法控制开会的时间,但如果可能的话,我建议你找个时间一口气把会开完,给每次会议制定明确的目标和时限。批量开会能给你留出大块的时间,让你有空去做最重要的工作。如果可能的话,尽量避免把所有的事放在同一个会里开,因为那通常是浪费时间。
  • 浏览网站。如果你像我一样,需要定期浏览某些网站,那么,与其让它们干扰你完成重要任务,还不如选个时间一口气看完。
  • 做研究。有些工作需要你做研究或阅读材料,为写作做准备。如果可能的话,把这些事一口气做完。
  • 做维护。在工作中,有些小任务是我们必须做的。像我这样的博主,每天都要查看读者留言、调整广告系统、修改网页代码,别的工作也有不同的维护任务。这些琐事虽然不重要,但不做又不行。如果可能的话,留到一天快结束的时候再做。

时间管理的简单工具

如果时间管理的工具太多、太繁杂,时间管理本身也会变复杂。如果你能遵循上述“简化时间管理”原则,你就不需要用太多的工具。

你可以使用下面这些简单的工具:

日历。我建议你尽可能保持精简,不要用昂贵的备忘记事簿,也不要用复杂的电脑程序。如果你有几个预约,不妨就记在墙头的挂历上。只要挂历上有方格,能记下每天的一两个预约或活动就行。如果还有其他需要标出的事情,比如孩子的足球赛或家长会,你也可以试试在线日历,帮你记住重要的 事。

纸质笔记本或文本文件。我建议你准备一本简单的袖珍笔记本,把所有想到的事都记在上面。你可以写下自己的“头等要务”,写下当天需要批量处理的小任务,写下你的“唯一目标”。如果你只有这一个工具,就不需要花太多心思。如果你更喜欢记在电脑上,我建议只用最简单的文本文件。我目前是这么做的:我创建了一个名为“待办事项”的文本文件。每当需要记下任务或想法的时候,我就会打开它。文件顶上是我当天的“头等要务”,下面是需要批量处理的小任务,再下面是我突然想到的一些事。这份文件我一天清理一次。


全球时间管理术第一人里奥·巴伯塔教你学会越少越厉害的超简单工作生活双赢法则

永远有收不完的邮件、减不下来的体重?事情怎么做都做不完?全球时间管理术第一人里奥·巴伯塔,教你如何以“少”的力量,摆脱忙乱生活的梦魇!


本文选自《少做一点不会死》,作者里奥·巴伯塔(Leo Babauta),黑天鹅图书(ID:htebook)出品,2016年1月上市。如需转载请保留本行及以上图书相关完整信息。

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